Mẫu quy định dùng điện thoại công ty (bản tham khảo)

Ban biên tập ABMDM. Đăng ngày: 02/11/2026.

Quy định dùng điện thoại công ty nên ghi những gì?

Nên ghi tám việc: máy thuộc ai, dùng vào việc gì, công ty quản lý gì, công ty không xem gì, khi nào xem vị trí, mất máy thì làm gì, nghỉ việc thì trả máy ra sao, và máy cá nhân chỉ vào hệ thống khi có văn bản đồng ý. Phần mẫu bên dưới viết theo các việc đó, bám cách ABMDM quản lý iPhone, iPad của doanh nghiệp.

Mẫu chỉ để tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Trước khi ký hoặc đưa vào nội quy, hãy nhờ luật sư hoặc bộ phận nhân sự rà lại.

Nền quyền riêng tư của việc quản lý máy: quản lý điện thoại nhân viên. Luật dữ liệu nhìn từ phía doanh nghiệp: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.

Ghi quy định riêng hay ghi vào nội quy lao động?

Có hai cách, và chọn cách nào là việc của luật sư. Với người sử dụng lao động có từ 10 lao động trở lên, Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu nội quy lao động bằng văn bản (Điều 118 khoản 1), theo tổng hợp của LuatVietnam. Cũng theo các trang tổng hợp, nội quy không được trái pháp luật lao động.

Nếu đưa quy định dùng điện thoại vào nội quy, các trang tổng hợp nêu thêm những bước sau (đối chiếu văn bản chính thức trước khi làm):

• Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có, trước khi ban hành hoặc sửa đổi.
• Thông báo cho người lao động và niêm yết nội dung chính.
• Đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền; hỏi luật sư nộp hồ sơ ở đâu. Thời hạn nộp hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày ban hành (LuatVietnam, đăng ký nội quy lao động). Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày, theo Điều 121 (LuatVietnam, quy định về nội quy lao động).

Nếu để thành quy định riêng gắn với biên bản giao máy, bạn không phải qua các bước trên, nhưng vẫn không được trái luật lao động và nên cho nhân viên ký nhận. Hình thức xử lý khi vi phạm là phần nhạy cảm: bản mẫu dưới đây cố ý để trống, vì kỷ luật phải theo nội quy đã có hiệu lực và luật lao động.

Văn bản mẫu: quy định sử dụng điện thoại công ty

Bản tham khảo. Không phải tư vấn pháp lý. Nên hỏi luật sư trước khi áp dụng. Chỗ trong ngoặc vuông là chỗ công ty tự điền.

QUY ĐỊNH SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI CÔNG TY Công ty [tên công ty], áp dụng từ ngày [ngày hiệu lực].

Điều 1. Phạm vi. Quy định này áp dụng cho iPhone, iPad do công ty cấp cho nhân viên ([danh sách chức danh được cấp máy]). Máy thuộc sở hữu của công ty. Nhân viên là người được giao giữ và sử dụng.

Điều 2. Giao nhận. Mỗi máy có biên bản giao nhận ghi số serial, ngày giao, người nhận. Nhân viên kiểm tra máy khi nhận và ký xác nhận.

Điều 3. Mục đích sử dụng. Máy dùng cho công việc của công ty. Việc dùng cho mục đích cá nhân ở mức nào: [công ty điền: cho phép / giới hạn / không cho phép].

Điều 4. Công ty quản lý gì. Máy được đưa vào hệ thống quản lý thiết bị (MDM). Công ty có thể: cài cấu hình Wi-Fi, VPN, chứng chỉ; đặt mật mã bắt buộc; ẩn hoặc chặn một số ứng dụng không phục vụ công việc; khóa máy từ xa kèm số liên hệ; xóa máy khi chắc không lấy lại được phần cứng. Máy được đặt ở chế độ giám sát nên nhân viên không tự gỡ máy khỏi quản lý được. Nhân viên không được tự gỡ, vượt qua hoặc nhờ người khác vượt cơ chế quản lý đó.

Điều 5. Công ty không xem gì. Công ty không đọc tin nhắn, ảnh hay mật khẩu của nhân viên trên máy. Hệ thống chỉ ghi thông tin máy, trạng thái quản lý và lịch sử lệnh.

Điều 6. Vị trí. Công ty không theo dõi vị trí hằng ngày. Chỉ xem vị trí khi máy được đặt ở chế độ mất. Mỗi lần xem được ghi nhật ký: người xem, máy, thời điểm. Nhân viên được thông báo về điều này và xác nhận đồng ý ở phần ký cuối quy định. Người được quyền xem vị trí: [công ty điền chức danh, càng ít người càng tốt].

Điều 7. Mất máy, hỏng máy. Nhân viên báo ngay cho [đầu mối] khi mất hoặc hỏng máy. Công ty có thể khóa máy từ xa và đặt chế độ mất. Trách nhiệm vật chất của nhân viên: [luật sư điền, theo nội quy lao động và luật].

Điều 8. Nghỉ việc, đổi vị trí, trả máy. Khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc không còn thuộc đối tượng được cấp máy, nhân viên trả máy, sạc và phụ kiện trong [số ngày] ngày. Công ty ghi biên bản thu hồi, gỡ quản lý và kiểm tra trên máy trước khi nhập kho hoặc giao người khác. Nhân viên không đăng nhập tài khoản Apple cá nhân vào máy công ty khi chưa được đồng ý.

Điều 9. Máy cá nhân. Công ty không đưa máy cá nhân của nhân viên vào hệ thống quản lý. Trường hợp muốn dùng máy cá nhân cho công việc, hai bên ký văn bản riêng nêu rõ phạm vi quản lý, và chỉ làm trong phạm vi đó.

Điều 10. Xử lý vi phạm. [Luật sư điền, theo nội quy lao động đã có hiệu lực.]

Người nhận máy ký: [họ tên, chức danh, ngày ký]. Đại diện công ty ký: [họ tên, chức danh].

Những chỗ phải để luật sư hoặc nhân sự điền

Bản mẫu cố ý để trống hoặc bỏ qua bốn vấn đề, vì bài này không có nguồn chính thức để viết thay:

1. Xử lý vi phạm và trách nhiệm vật chất (Điều 7 và 10): phụ thuộc nội quy lao động đã có hiệu lực và luật lao động.
2. Dùng máy vào việc cá nhân (Điều 3): quyết định của công ty, không có đáp án chung.
3. Thời hạn trả máy (Điều 8): chọn theo thực tế công ty. Bài này không nêu số vì không có quy định nào bài đã xác minh.
4. Liên hệ ngoài giờ làm việc: mẫu không viết điều khoản này. Nếu công ty có nhu cầu, hỏi luật sư về thời giờ làm việc và nghỉ ngơi trong nội quy.

Vì sao mẫu viết hẹp về vị trí

Vị trí là dữ liệu dễ gây tranh cãi nhất. Trang của Chính phủ trích Điều 31 khoản 3 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15: việc theo dõi định vị cần có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, trừ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu hoặc luật khác quy định. Nguồn: Xây dựng chính sách, Chính phủ, 30/07/2025.

Điều khoản đó có áp dụng nguyên văn cho việc công ty quản lý máy của nhân viên hay không, bài này không khẳng định. Vì vậy mẫu làm theo hướng an toàn: nói rõ với nhân viên, ghi nhận đồng ý bằng chữ ký, chỉ xem khi máy mất, có nhật ký. Dữ liệu ABMDM thu thập nằm ở trang bảo mật.

Máy cá nhân của nhân viên cũng không tự thành máy công ty. Luồng cài máy cá nhân bằng link hoặc mã QR trên ABMDM đang Sắp có, chưa thuộc dịch vụ; trước khi nó ra, giữ nguyên Điều 9: không đưa máy nhà vào hệ thống.

Trước khi cho nhân viên ký: năm việc

1. Lập danh sách máy công ty và người giữ; tách máy cá nhân ra ngoài.
2. Điền các chỗ trống và nhờ luật sư rà bản cuối, nhất là Điều 7 và Điều 10.
3. Quyết định ghi vào nội quy hay làm quy định riêng. Nếu vào nội quy, làm đúng các bước thông báo và đăng ký ở trên.
4. Quyết định ai trong công ty được dùng bảng điều khiển và ai được xem vị trí; khớp với Điều 6. Trên trang bảo mật, ABMDM ghi chỉ người có vai trò được cấp quyền mới xem được vị trí.
5. Giữ nhật ký lệnh. Khi có khiếu nại, đó là bằng chứng của cả hai bên.

Quy trình khi nhân viên nghỉ việc, đối chiếu với Điều 8: thu hồi điện thoại nhân viên. Muốn xem ABMDM làm được gì cho đội máy công ty: quản lý điện thoại công ty. Cần hỏi cách cấu hình cho khớp với quy định này, gọi 0913 081 986 (8h–21h).